Функции автоматизации бизнес-процессов

Под автоматизацией бизнеса понимается внедрение специального программного обеспечения (иногда с включением в процесс аппаратуры и оборудования), нацеленного на повышение продуктивности организации. Задача выполняется посредством упрощения и ускорения типовых процедур, таких как систематизация информации, ведение отчетности и складские операции.

Преимущества внедрения системы

Автоматизация бизнес-процессов приводит к:

• Избавлению от необходимости вручную выполнять рутинные задачи;
• Повышению сроков обработки и пересылки файлов;
• Формированию систематизированной информационной базы с доступом для отделов и филиалов предприятия.

Если внедрить специализированное ПО и соответствующую аппаратуру, ведение бизнеса претерпит качественные изменения:

• Автоматическое формирование сводных отчетов;
• Эффективная обработка данных, которая производится точнее, быстрее и дает больше информации, чем при привлечении сотрудников;
• Объединение данных о нескольких подразделениях в единую систему;
• Стандартизация рутинных процессов документооборота.

Процедура автоматизации

В процессе автоматизации предприятия необходимо разработать ПО и настроить его, провести организационные реформы внутри компании. Для сотрудничества с командой разработчиков выделяют ответственное лицо из числа руководителей, которое способно ввести программистов в курс дела и проконсультировать по возникающим вопросам.

Данное контактное лицо участвует в проведении анализа и формированию списка задач, которые нужно выполнить программной команде. Также ответственный помогает составить бюджет и разработать список действий по внедрению системы на предприятии.

Для гладкого вхождения системы в ежедневную работу организации проектная команда составляет новые должностные инструкции для сотрудников. Далее переносят файлы компании на новую платформу.

Сроки автоматизации зависят от масштаба предприятия. В среднем, для ознакомительных встреч и постановки задач требуется 2-3 дня. Предварительные проект и смета составляются за 4-5 дней. Дольше всего решают организационные вопросы, связанные с техническим заданием, обсуждением бюджета и подписанием договора – на эти мероприятия требуется от недели до месяца. Исполнение проекта занимает от нескольких дней до года в зависимости от размера организации и глубины автоматизации.

По истечении перечисленных сроков подводят итоги проведенной работы, обсуждают порядок техподдержки ПО и сервиса оборудования, инструктируют персонал.

Грамотная автоматизация бизнеса снижает издержки, временные затраты, способствуя повышению продуктивности.